Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns.
saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019))

1 Rekisterin nimi

Eevi – elpyminen, elinvoima ja verkostot luovilla aloilla -hankkeen henkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterin pitäjinä: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (päätoteuttaja ja koordinoija) Ornamo ry (osatoteuttaja) ja Raitala Music Oy (osatoteuttaja)

Yhteystiedot:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)

Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia

Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Riitta Konkola, Rehtori-Toimitusjohtaja

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Nimi: Paula Turkkila

Tehtävä: Osaamisaluepäällikkö

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: paula.turkkila@metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilöiden yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu

Nimi: Matleena Kaurila

Tehtävä: Projektipäällikkö

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: matleena.kaurila@metropolia.fi

Ornamo ry

Nimi: Petra Ilonen

Tehtävä: Projektipäällikkö

Osoite: Annankatu 16 B 35-36, 00510 Helsinki

Sähköposti: petra.ilonen@ornamo.fi

Raitala Music Oy

Nimi: Pia Raitala

Tehtävä: Toimitusjohtaja

Osoite: Pohjoinen Hesperiankatu 9 A 2, 00260 Helsinki

Sähköposti: pia@raitala.com

3 Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio

Puhelin: +358 40 844 0690

Sähköposti: tuulia.aarnio@metropolia.fi, tietosuojavastaava@metropolia.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Eevi – elpyminen, elinvoima ja verkostot – hanke (jatkossa Eevi-hanke) toteutetaan Metropolia Ammattikorkeakoulun, Ornamo ry:n ja Raitala Music Oy:n yhteistyönä. Eevi-hankkeen henkilörekisteriä käytetään pääasiassa hankkeen viestintään ja markkinointiin sekä hankkeessa toteutettavan koulutuksen ja henkilökohtaiseen ja ryhmäohjaukseen, ammatinharjoittamisen ja yritystoiminnan kehittämiseen sekä alan ammatinharjoittamisesta luotavan tilannekuvan taustatiedoiksi. Keräämme hankkeessa osallistujien, yhteistyökumppaneidemme ja viiteryhmiemme
henkilötietoja.

Lisäksi henkilötietoja kerätään hankkeen toiminnasta raportoimiseen rahoittajalle. Eevi-hankkeen henkilörekisteriä täydentää myös Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterin tietosuojaseloste. Eevi-hankkeen henkilörekisterin sisältämillä tiedoilla suoritetaan muun muassa seuraavia käsittelytoimia:
• hankkeen toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
• hankkeen tapahtumien ja koulutustilaisuuksien järjestäminen, niistä viestintä ja tiedottaminen
• hankkeen tapahtumista ja koulutilaisuuksista kerättävä palaute
• luovien alojen yrittäjien ja ammatinharjoittajien tilannekuvan selvittämiseen ja ammatinharjoittamisen kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Metropolia Ammattikorkeakoulun Eevi-hankeen henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu yleiseen etuun: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi.

5 Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolia Ammattikorkeakoulun Eevi-hankkeen henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Metropolia Ammattikorkeakoulun Eevi-hankkeen henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian hankkeessa työskentelevät työntekijät, projektin kumppanien edustajat, ostopalvelujen kautta hankkeessa työskentelevät asiantuntijat ja hankkeen osallistujat.

Metropolia Ammattikorkeakoulun Eevi-hankkeen henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

PERUS- JA YHTEYSTIEDOT

Perustiedot: etunimi(t), sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tieto, mitä yritystä/organisaatiota henkilö edustaa

YHTEISTYÖN HOITAMISEEN JA YHTEYDENPITOON LIITTYVÄT TIEDOT

• Palautteet
• Tapahtumien audiovisuaaliset taltioinnit esim. Zoomilla

OSALLISTUJIEN SEURANTA JA RAPORTOINTI

Tiedoksianto yritykselle myönnetystä uudesta vähämerkityksisestä valtiontuesta (de minimis -tuki)

VERKKOKÄYTTÄYTYMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT

• Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot projektin verkkosivuilla ja mahdollisissa palveluissa.
• Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot.
• Evästeiden avulla saadaan projektin verkkosivuvierailijoista mitattavia tietoja, joita hyödynnetään esimerkiksi hankkeen suunnitellessa markkinointiaan. Tällä tavoin voidaan kohdentaa viestintää mahdollisimman osuvasti.

HANKKEEN VERKKOSIVUT

Luovatverkostot.fi- sivuilla on evästekysely.

HANKKEEN TUTKIMUSMENETELMÄT JA AINEISTOT

Hankkeen aikana 1.3.2020 – 28.2.2023 kerätyt haastattelu-, kysely-, yhteiskehittelytyöpaja- ja kehittäjäfoorumiaineistot ovat tutkimusaineistoja ja niitä hyödynnetään tässä hankkeessa luovien alojen yritysten ja ammatinharjoittajien tilannekuvan selvittämiseen sekä ammatinharjottamisen kehittämiseen.

SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ

Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: esim. tiedot annetuista palveluista/tapaamisista; tiedot lähetetystä markkinoitnviestinnästä tai tapahtumakutsuista.

8 Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun Metropolia Ammattikorkeakoulun Eevi-hankkeen henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään seuraavilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla, ohjelmistoilla ja sähköisillä palveluilla.

Lyyti-ajanvaraus- ja -tapahtumanhallintatyöväline

Lyyti-järjestelmää voidaan käyttää ilmoittautumislomakkeena sekä eri tapahtumien ja ryhmätilaisuuksien tai webinaarien ilmoittautumisten/palautteenantojen hallinnointiin.
Metropolian tapahtumahallintarekisterin tietosuojaseloste täydentää Metropolian henkilörekisterin tietosuojaselostetta tapahtumien osalta.

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Sähköpostiviestintään käytetään Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmää. Metropolian sähköpostijärjestelmä toimii Metropolian omalla palvelimella Suomessa.

Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline

Projektin sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä.

Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)

Projektin sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Zoom -verkkokokoustyövälinettä. Metropoliassa on käytössä Tieteen tietotekniikan keskus – IT Center for Science – CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.

Turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Sec@gw -turvapostiratkaisua käytetään arkaluonteista henkilötietoa ja salassa pidettäviä asiakirjoja sisältävien sähköpostien lähettämiseen Metropolian ulkopuolelle ja vastaanottamiseen Metropolian ulkopuolelta, mikäli tähän ilmenee tarvetta.

Microsoft O365 Forms -kyselytyökalu ja Microsoft OneDrive

Microsoft Forms -kyselytyökalua voidaan käyttää projektissa muun muassa palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive -ohjelmaa voidaan käyttää hankkeen asiakirjojen, kuten kokousasiakirjojen, jakamiseen kumppaniverkostossa.

Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Metropolian xx-projektin ajankohtaisten asioiden uutiskirjeen lähettäminen tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta. Työkalua voidaan käyttää myös tapahtumien markkinointiin.

YouTube -videotyöväline

Eevi-hankkeessa tuotettuja videoita voidaan tallentaa Metropolian hankkiman Google Suite for Education -palvelupakettiin kuuluvan YouTube-videotyövälineen avulla Metropolia AMK:n YouTube -kanavalle. Niihin ei kerätä henkilötietoja ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Instagram -työväline

Eevi-hankkeessa tuotettuja kuvia/videoita voidaan tallentaa Instagram-työvälineen avulla xx-projektin Instagram-tilille. Niihin ei kerätä henkilötietoja ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta. Ylipäätään henkilötietojen käsittelystä palveluntarjoajien kanssa, joihin Metropolia Ammattikorkeakoululla ei ole sopimussuhdetta, kannattaa noudattaa henkilötietojen käsittelyn osalta minimiä.

Facebook -työväline

Eevi-hankkeessa tuotettuja videoita/kuvia/tiedotteita voidaan tallentaa Facebook-työvälineen avulla xx-projektin Facebook-tilille. Niihin ei kerätä henkilötietoja ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta. Ylipäätään henkilötietojen käsittelystä palveluntarjoajien kanssa, joihin Metropolia Ammattikorkeakoululla ei ole sopimussuhdetta, kannattaa noudattaa henkilötietojen käsittelyn osalta minimiä.

9 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Eevi-hankkeen sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä.

Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Lyyti Oy ja Lyyti-tapahtumanhallintatyöväline

Lyyti-järjestelmää voidaan käyttää ilmoittautumislomakkeena sekä eri tapahtumien ja ryhmätilaisuuksien tai webinaarien ilmoittautumisten/palautteenantojen hallinnointiin.

Microsoft Corporation ja Microsoft Teams

Projektin sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä.

Tieteen tietotekniikan keskus – IT Center for Science – CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)

Projektin sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Zoom -verkkokokoustyövälinettä. Metropoliassa on käytössä Tieteen tietotekniikan keskus – IT Center for Science – CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.

Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Sec@gw -turvapostiratkaisua käytetään arkaluonteista henkilötietoa ja salassa pidettäviä asiakirjoja sisältävien sähköpostien lähettämiseen Metropolian ulkopuolelle ja vastaanottamiseen Metropolian ulkopuolelta, mikäli tähän ilmenee tarvetta.

Microsoft Corporation ja Microsoft O365 -alustapalvelut (Forms ja OneDrive)

Microsoft Forms -kyselytyökalua voidaan käyttää projektissa muun muassa palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive -ohjelmaa voidaan käyttää hankkeen asiakirjojen, kuten kokousasiakirjojen, jakamiseen kumppaniverkostossa.

Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Metropolian xx-projektin ajankohtaisten asioiden uutiskirjeen lähettäminen tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta. Työkalua voidaan käyttää myös tapahtumien markkinointiin.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Eevi-hankkeen sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

11 Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolia Ammattikorkeakoulun Eevi-hankkeen kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti 10 vuoden ajan.

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
• Kansallisarkiston päätös säilytysajoista – AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio@metropolia.fi, tietosuojavastaava@metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

• rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Soveltuu osittain. Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklalla on otettu käyttöön uusi rekisteröidyn oikeus: oikeus omien tietojen itselleen saamiseen ”jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa” sekä edelleen oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Oikeuden tarkoituksena on lisätä rekisteröityjen vaikutusmahdollisuuksia omien henkilötietojensa suhteen, koska se helpottaa henkilötietojen siirtämistä tai kopioimista tietojärjestelmäympäristöstä toiseen (omiin järjestelmiin, mahdollisuus tallentaa omat tiedot itselleen omaa henkilökohtaista käyttöä varten tai ryhtyä tallentamaan omat tiedot luotettavien kolmansien osapuolten hallinnoimiin järjestelmiin). Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen täydentää tässä suhteessa oikeutta saada pääsy omiin tietoihin.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen tarkoittaa myös rekisteröidyn oikeutta saada itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa siten, että rekisteröity voi helposti siirtää kyseiset tiedot järjestelmästä toiseen toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot voidaan siirtää rekisteröidyn pyynnöstä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista (20 artiklan 2 kohta). Rekisterinpitäjiä kannustetaan kehittämään yhteentoimivia muotoja, jotka mahdollistavat tietojen järjestelmästä toiseen siirtämisen, luomatta kuitenkaan rekisterinpitäjille velvoitetta hyväksyä tai ylläpitää tietojenkäsittelyjärjestelmiä, jotka ovat teknisesti yhteensopivia.

Huomioitavaa yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklassa on se, että vain sellaiset henkilötietojen käsittelytoimet kuuluvat tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen koskevan oikeuden soveltamisalaan, jos ne perustuvat:

• rekisteröidyn suostumukseen (6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan nojalla, jos on kyse erityisistä henkilötietoryhmistä)
• tai sopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena (6 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla).

Eli yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artikla tulee ottaa huomioon, jos henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on joko rekisteröidyn antama suostumus tai tarpeellisuus sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä rekisterinpitäjälle toimittamia henkilötietoja.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen pyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

13 Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

14 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

15 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Kirjaamo: + 358 29 566 6768

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

16 Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

• Rekisterinpitäjän(Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.

• Rekisterinpitäjän(Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

• Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

• Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

• Rekisterinpitäjä(Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

• Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

• Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

• Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

• Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

17 Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)

Metropolia Ammattikorkeakoulun Eevi-hankkeen ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

• Metropolia Ammattikorkeakoulun Eevi-hankkeen on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan Eevi-hankkeen toimintaa ja palveluita.
• Metropolian Eevi-hankkeen henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä
• Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

18 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolia Ammattikorkeakoulun Eevi-hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.